Хранение электронных документов: где и как

Хранение электронных документов на компьютере

Хранение электронных документов: где и как

  1. Документооборот. Идеи для бизнеса.
  2. Особенности уничтожения ЭД.
  3. Необходимые составляющие.
  4. Приказ базы документов — Gorskoe-adm.ru
  5. Хранение электронных копий.
  6. Все об электронных архивах документов
  7. Стена
  8. Как хранить документы.
  9. Как хранить электронные документы?

Готовый комплект для хранения электронных документов в НЕОГРАНИЧЕННОМ ОБЪЕМЕ. Первый из них – хранение электронных документов по месту их создания, в тех организациях, которым эти документы принадлежат.

Ответы на эти и другие вопросы узнала ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО “ИК Ю-Софт”.

Внутренний Документооборот организуется в электронном виде. Гарантированный срок хранения информации 50 лет (подтверждено исследованиям IEEE). Выступление Елены Алексеевны Плешковой, бизнес-аналитика ООО “Электронные офисные системы”, с докладом “Комплексный подход к обеспечению хранения подлинников электронных документов” на конференции “Осенний документооборот – 2017.

В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Причины перехода на электронное хранение. Общие положения такого документооборота содержится в законе № 125-ФЗ, а требования к бухгалтерской документации можно найти в законе № 402-ФЗ. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет.

Электронные документы — яркий пример того Несколько лет не выпускают компьютеры, считывающие пятидюймовые дискеты, а многие современные модели уже не содержат дисководы для трехдюймовых дискет. Для того, чтобы мы могли качественно предоставить Вам услуги, мы используем cookies, которые сохраняются на Вашем компьютере.

Как правильно хранить документы в электронном виде. Хранение документов в электронной форме. Обзор архивоведческой литературы, Периодики, СМИ и сети Internet.

Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.

Каков срок хранения документов в электронном виде? Об электронном документообороте говорят часто и много Где хранить? Их количество растет пропорционально активности пользователя. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных.

Заходим в программу, на экране компьютера формируем документ на отгрузку, например ТОРГ-12. В настоящем разделе инструкции будет показано, как организовать хранение архива юридически значимых электронных документов на вашем компьютере.

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях”.

Как сделать электронную подпись на компьютере… — investim.info

Локальный архив – простой и доступный способ хранения.

Анимация “Файлы и папки” будет полезна на этапе рассмотрения вопросов, связанных с хранением информации на компьютере. Последние 10 лет проблема архивирования электронных документов активно обсуждается в научных кругах.

Компьютер может прочесть документы, когда вы вводите поисковые термины в программу. Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы.

Непосредственно процесс обмена бухгалтерскими документами в электронном виде сам по себе достаточно понятный, но он сопровождается множеством дополнительных Вот о ключевых заботах хранения первички в электронном виде и пойдет сегодня речь.

Библиотекарь – Формирование каталогов; хранение книг, газет и журналов в электронной форме; быстрый поиск и доступ к нужному материалу.

Приказ Казначейства России От 21. 12.2018

Частично из-за того, что никто толком не знал, как нужно Особенность электронной информации в том, что записанный на носитель файл остается на компьютере, в локальной сети и везде, куда был скопирован ранее. Минусы электронной системы хранения: сколько стоят архивные документы.

Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем.

Хранение электронных документов сопряжено с рядом проблем.

Возможность организации хранения больших объёмов документов (в электронном виде). Их также можно хранить и на Данные нужно хранить отдельно от программного обеспечения. Не может не радовать тенденция последних лет максимально перевести документооборот организации в электронный формат.

⇰ Компания Скан – Компания Скан⇰ Хранение электронных документов⇰ Хранение документов электронной почты⇰ Документы для заявителя.⇰ Документ хранящийся в электронном виде

Хранение документов заявки (например, ZUS ZUA). Хранение электронной информации – формат и носители электронного архива, сроки хранения электронных документов, электронная подпись и сервис метки времени – в статье УЦ СКБ Контур. При хранении электронных документов на носителях однократной записи мастер-копия находится на носителях.

Хранение документов в электронных архивах. Все документы просто складываются в одну папку на компьютере. Владельцы популярных китайских смартфонов все чаще интересуются, как подключить хуавей к компьютеру и как совершить передачу данных.

Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления.

Размещение всего электронного архива документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ стоимость хранения данных должна быть минимальной, электронные архивы документов могут располагаться в более дешевых хранилищах Какие документы нельзя хранить в электронном виде?

Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

На каких электронных носителях можно хранить документы? Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях. Если нет, как сделать такую подпись для ИП? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры.

Хранение документов в электронном виде регулируется теми же нормативными документами, что применимы и для бумажных документов Локальный компьютер или на локальном сервере.

Учимся хранить документы в электронном виде

Электронный архив систематизируется и хранится по тем же принципам, что и бумажный, но Электронные документы индексируются и систематизируются на компьютере, и это позволяет в сотни раз сократить время его создания. Хранение цифровой информации на встроенных носителях – цифровые архивы 4.3.

Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10-15 лет.

Специальных прибамбасов для хранения паролей там конечно нет, но за то Лучше храните у себя на компьютере, но не в простом виде. Хранение документов в электронном виде предполагает несколько иную философию и логику, нежели размещение их в обычном “бумажном” хранилище.

Хранение документов в электронном виде: проблемы и перспективы. Планирование жизненного цикла электронных документов предусматривает определение требований к ним таким образом, чтобы они были доступными и воспроизводимыми на всех стадиях жизненного цикла, включая и архивное хранение.

Если документы составлены в электронном виде, их можно хранить в электронном виде.

Глава 6Хранение документов в электронной форме

Как хранить юридически значимые электронные документы? Использованные бумажные документы переплетают в отдельные папки и сдают на хранение или в Документы, которые хранятся на предприятии, имеют не одинаковую ценность и, соответственно, разные сроки хранения. Материалы программы после установки на компьютер пользователя не обновляются.

Как и где хранятся электронные документы. В большинстве СЭД представлена иерархическая система хранения документов (по принципу шкаф/полка/папка). Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания.

Обновленные требования к хранению ЭД содержатся в хранить документы в облаке. 21.11.2018 Какой срок хранения терминальных чеков (слип), выдаваемых при оплате платежной картой? Система архивного хранения электронных документов ЭЛАР – Электронный сейф.

Специальные требования к электронным документам. Требования к хранению документов в электронной форме. Сроки и порядок хранения электронных Сроки хранения электронных документов на оптических компакт-дисках достигают от 5 до 15 лет.

Обеспечение сохранности электронных документов

Хранение документов в электронном виде происходит непосредственно на компьютерах, в облаке, на выделенных серверах и съемных носителях. Если вы подавали заявление на социальное страхование в ZUS в электронной форме с собственноручной подписью лица, о котором сообщается, то такие документы хранятся 5 лет.

Плюс для функционирования должным образом часто приходится идти и на апгрейт “железа” — компьютеров на рабочих местах.

Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жёстком диске. Несколько паролей хранится в виде писем в электронном ящике.

Электронный документооборот уверенно входит в современную жизнь, все большее количество документов проводят свой жизненный цикл в цифровом виде.

Особенности работы с электронными документами: создание, придание юридической силы, исполнение, оперативное хранение. На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству Где хранить? Особенность электронной информации в том, что записанный на носитель файл остается на компьютере, в локальной сети и везде, куда был скопирован ранее.

Хранение электронных документов – Основы делопроизводства

Если вы окончательно решили дать бой бесконечным бумажным залежам на ваших полках, значит вы на пути к созданию Документы становятся электронными путем их сканирования и закачки в компьютер. Любая продуктивная работа за компьютером порождает пользовательские документы.

С вступительным словом, посвященным взаимоотношениям историков и архивов в информационный век, к участникам конференции обратился декан Исторического факультета МГУ проф. При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD.

Контроль необходимо осуществлять не реже одного раза в пять лет. Чтобы установить электронную подпись на компьютер, нужно воспользоваться программой После предоставления всех этих документов человек через день получает подпись.

К плюсам хранения информации в виде файлов на жестком диске можно отнести лишь легкий перенос отдельных документов на другие компьютеры. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Выход может быть в организации хранения документов на стороннем сервисе.

Источник: http://parasitizit.ga/2736-hranenie-elektronnyh-dokumentov-na-kompyutere

Как электронные документы проверяют налоговики

Хранение электронных документов: где и как

В этой статье рассмотрим сроки хранения электронных документов и требования к их представлению контролерам в ходе выездной налоговой проверки

Каждый раз, когда в компанию собираются с выездной проверкой налоговики, любой даже самый щепетильный в вопросах документооборота бухгалтер начинает вспоминать — все ли документы на месте.

И если в случае с бумажными документами все более-менее понятно, то с электронными носителями вопросов довольно много.

В сегодняшней статье рассмотрим сроки хранения электронных документов и требования к их представлению контролерам.

Сроки и условия хранения электронных документов

Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526 к хранению электронных документов предъявляются определенные требования. В своем документе №ПЗ-13/2015 Минфин России отметил, что в целях организации хранения электронных документов (в том числе и первичной бухгалтерской документации) нужно придерживаться именно этих требований.

В частности, приказом оговорены следующие условия хранения документов ЭДО:

  • каждая единица электронного документа обязана храниться не менее чем в двух экземплярах на разных физических устройствах;
  • в компании должна быть организована техническая возможность для копирования, открытия, перезаписи электронных документов и контроля над их физическим и техническим состоянием;
  • в организации обязано быть обеспечено надежное хранение электронных документов, исключающее возможность их утраты, уничтожения, искажения данных, несанкционированного доступа третьих лиц с целью хищения или рассылки.

О сроках хранения электронных документов в нормативных актах говорится довольно размыто, поэтому эти требования равнозначны как для бумажных, так и электронных носителей.

Для разных видов документов налоговым и бухгалтерским законодательством предусмотрены разные сроки хранения в зависимости от важности бумаги, ее потребности при ведении бухучета, а также исчислении и уплате налогов.

А именно:

  • Бухгалтерские документы (счета-фактуры, акты сверок, накладные) согласно положениям Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ хранятся пять лет после года, в котором они применялись для формирования отчетности в последний раз.

Примечательно, что УПД является гибридом счета-фактуры и передаточного документа, для счета-фактуры и первички сроки хранения разные (пять и четыре года соответственно). Более того в ряде случаев сроки могут быть продлены. Таким образом, срок хранения УПД определяется индивидуально для каждого случая.

О том, что такое УПД и как его применять, читайте в нашей статье: “Обновилась форма универсального передаточного документа (УПД)”.

  • Договорные документы (договоры, акты оказания услуг, спецификации, дополнительные соглашения) хранятся от 5 лет до постоянного хранения в зависимости от типа документа и срока его действия.
  • Прочая документация (письма, решения, справки), как правило, хранится в среднем не менее пяти лет.

Со сроками хранения самих электронных документов все понятно, они аналогичны срокам хранения бумажных носителей. Однако электронный документ невозможно считать подлинным и имеющим юридическую силу без его подписи ЭЦП. Возникает вопрос — как проверить подлинность электронного документа, если срок действия сертификата ЭЦП закончился?

Как известно, срок действия сертификата ЭЦП составляет один год, что намного меньше, чем срок хранения самих электронных документов. Согласно положениям Федерального закона от 06.04.

2011 №63-ФЗ при проверке электронной подписи сертификат ЭЦП должен быть или еще действующим, или иметь доказательство о своем действии на момент подписания документа.

Таким доказательством может выступать, например, штамп времени и данные о действительности ЭЦП, представляемые удостоверяющим центром.

Важный момент, если удостоверяющий центр, выдавший ЭЦП, прекратил свое существование, то сведения о выданных сертификатах никуда не исчезают, они передаются в головной УЦ.

Вся нужная информация сохраняется, более того, необходимые сведения уже содержатся в самом формате подписи, чего вполне достаточно для решения вопроса о юридической силе электронных документов с длительными сроками хранения.

Стоит обратить внимание на то, что компания в ходе проверки налоговиков не обязана подтверждать электронные подписи своих контрагентов. Сама система ЭДО разработана таким образом, чтобы не распознавать документы, подписанные не тем ключом, а значит, все электронные документы от контрагентов с ЭЦП правомерно признаются по умолчанию корректно подписанными и легитимными.

Подключение электронной отчетности от Бухсофт обеспечит грамотное взаимодействие с контролирующими органами!

Нюансы передачи электронных документов контролерам

Следует сразу уточнить, что на сегодня нет специальных регламентов и нормативно-правовых актов, которыми регулировался бы порядок проведения налоговых проверок в компаниях, где ведется электронный документооборот.

Поэтому, как и в случае с хранением электронных документов, нужно обратиться к положениям, применяемым для ведения бумажного документооборота. В письме от 25.07.13 № АС-4-2/13622@ налоговики привели рекомендации по проведению выездных налоговых проверок.

Согласно этому письму проверка документов, в нашем случае электронных, предполагает:

  • их визуальное изучение в целях выявления всех требуемых реквизитов;
  • оценку правильности произведенных расчетов суммовых и итоговых показателей в первичной документации, отчетах, формах учета;
  • оценку документов на предмет их соответствия нормам действующего законодательства;
  • проверку подлинности и достоверности данных, изложенных в документах.

Стоит отметить, что в Налоговом кодексе РФ нет положений о том, что электронные документы в обязательном порядке должны сопровождаться изготовлением их бумажных копий. Однако по требованию контролеров любой электронный документ должен быть распечатан.

В целом для построения грамотных взаимоотношений с проверяющими в ходе выездной налоговой проверки нужно обеспечить их программными и техническими средствами для проведения проверочных мероприятий.

Вариантов здесь может быть несколько. Во-первых, предоставление контролеру компьютера, на котором установлено программное обеспечение для просмотра документов. Для неформализованных документов используются привычные программы (Word, Excel). Документы в формате XML-файлов лучше показывать непосредственно в учетной программе.

Во-вторых, формализованные документы можно конвертировать в PDF документы, правда, при этом утрачивается возможность проверки их электронной подписи. В таком случае, можно предоставить XML-файл с ЭЦП и продублировать его в PDF.

В-третьих, проверяемый налогоплательщик может показать все необходимые документы в системе ЭДО, с которой работает. Правда, при этом не исключено, что контролер получит доступ к другим документам, не имеющим отношения к проверке.

Каким же образом в итоге лучше предоставить доступ к электронным документам? Мы рекомендуем обеспечить контролеру отдельное рабочее место за компьютером с установленным на нем средством криптографической защиты информации, возможностью просмотра формализованных документов и данных об электронной подписи через веб-клиент оператора ЭДО, в котором производится обмен электронными документами с контрагентами. 

О плюсах перехода на электронный документооборот с Бухсофт читайте в статьях:

Как экономить с электронным документооборотом. Часть 1

Как экономить с электронным документооборотом. Часть 2

Функциональные возможности современных операторов ЭДО позволяют создать отдельного пользователя с ограниченным доступом к конкретным документам, чтобы инспектор мог просматривать только те документы, которые заявлены для целей проведения проверки.

Как подать возражения на акт выездной налоговой проверки см. по ссылке

Источник: https://www.buhsoft.ru/article/893-kak-elektronnye-dokumenty-proveryayut-nalogoviki

Хранение электронных документов

Хранение электронных документов: где и как

В большинстве СЭД представлена иерархическая система хранения документов (по принципу “шкаф/полка/папка”). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т.д.

Олин и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок, при этом исходный документ остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД.

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов: его название, автор документа, время его создания и др. Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому, однако в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным. В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных.

Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в попятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов).

После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев серверная часть СЭД состоит из логически связанных компонентов:

  • • хранилище атрибутов документов (карточек);
  • • хранилище документов;
  • • сервисы полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием “архив документов”. Хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов является большим преимуществом систем электронного документооборота.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. Однако достаточно распространено хранение документов вместе с атрибутами в базе данных, что значительно повышает безопасность доступа к документам.

Решение оптимизации работы с большими объемами документов организации находят в создании электронного архива.

Электронный архив документов – это система хранения бухгалтерской, кадровой и иной документации, позволяющая значительно оптимизировать и автоматизировать управленческие процессы современной организации.

Основная задача электронного архива организации – оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым документам и сохранности документации. Одной из самых важных причин создания электронного архива в организации является значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты.

Поиск документа в бумажном архиве может отнимать до недели рабочего времени, но и по истечении недели не каждый документ будет найден. Как следствие, общая эффективность работы бумажного архива с каждым годом падает. Информация, хранящаяся в бумажном виде, со временем приходит в негодность.

Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян.

Пользование электронным архивом обеспечивает удобный и быстрый поиск нужной документации, защиту документации от безвозвратной утери или повреждения, упорядоченное ее хранение с возможностью формирования различных отчетов, мгновенную отправку копий документов. Благодаря переводу всех документов в электронный вид офисные площади высвобождаются от накопившихся бумаг.

Организация электронного архива документов позволяет систематизировать документацию, распределять ее по видам и срокам хранения, что способствует стандартизации процессов работы с документами. Резервирование информации значительно снижает риск ее потери, кроме того, это во много раз менее дорогостоящая операция, чем создание резервных бумажных копий обычного архива.

Использование электронного архива делает более эффективным и простым управление служебной информацией, решает проблему оптимизации документооборота, сокращает время поиска необходимых бумаг, исключая потерю важных документов и их несанкционированное изменение. Благодаря ограничению прав доступа, протоколированию действий пользователей и автоматическому резервному копированию обеспечивается высокий уровень информационной безопасности.

Первым этапом создания электронного архива документов организации является подготовка к сканированию и перевод в электронный вид на профессиональном оборудовании всех документов, т.е. создание их электронных образов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т.д.).

Далее электронные документы индексируются по различным информационным полям (тип, название, номер, дата создания и т.д.). После перевода в электронный вид документы заносятся в электронный архив. Система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему организации.

Таким образом, электронный архив нужен почти каждой организации, независимо от характера ее деятельности, формы собственности и размеров.

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

  • • содержание понятий: культура речи, нормы языка, функциональные стили, официально-деловой стиль речи, язык документа, деловой речевой этикет;
  • • основные этапы развития деловой письменной речи;
  • • особенности национального и интернационального в деловой переписке;

уметь

  • • логически верно, аргументированно и ясно строить устную и письменную деловую речь;
  • • использовать языковые единицы в соответствии с современными нормами литературного языка;
  • • объяснять роль русского языка как государственного языка РФ;
  • • определять принадлежность текста к определенной функциональной разновидности языка;

владеть

• навыками свободного, точного и правильного изложения мысли в устной и письменной форме, соблюдая нормы построения текста (логичность, последовательность, связность, соответствие теме и др.).

Только постоянно помня, для кого вы пишете и с какой целью, вы будете знать, как писать и что писать.

Д. Бедный

Основные аспекты культуры деловой речи

Деловая речь в современных условиях стала занимать все более значимое место в обществе, что связано с расширением деловых контактов как внутри страны, так и на международной арене.

Возникли новые формы деловой коммуникации, например, в электронной сфере.

Наиболее актуальным стал вопрос эффективного делового речевого поведения для решения самых разных производственных проблем на государственной и муниципальной службе.

В последние десятилетия сформировалась новая научная дисциплина – документная лингвистика, которая объединяет лингвистику деловой письменной речи и документоведение.

Стимулом для формирования документной лингвистики стало стремление оптимизировать процессы управления в различных областях социальной жизни и в этих целях обратить особое внимание на процессы деловой письменной коммуникации, пытаясь установить единообразие в языковом оформлении документов.

Вопрос унификации деловой речи очень важен, и мы к нему обратимся в следующей главе. Однако по-прежнему в современном делопроизводстве остается центральным вопрос культуры деловой письменной речи.

Низкая культура речи специалиста создает нежелательную репутацию не только самому человеку, но и месту, где он работает: министерству, ведомству, любой организации.

Государственный служащий по роду своей деятельности должен, прежде всего, хорошо владеть письменной речью, чтобы грамотно составлять и редактировать служебные бумаги и документы. Речевая культура работника государственной службы – важная составляющая в структуре его профессиональной деятельности.

Сегодня многие служащие на собственном опыте убедились в необходимости практических навыков грамотной письменной речи, поскольку правильная, соответствующая нормам литературного языка, профессиональная речь придает уверенности специалисту во всех сферах его деятельности.

Культура речи – это такой выбор и такая организация языковых средств, которые в определенной ситуации общения при соблюдении современных языковых норм и этики общения позволяют обеспечить наибольший эффект в достижении поставленных коммуникативных задач.

В этом определении обращаем внимание на три главных аспекта культуры речи: нормативный, коммуникативный и этический.

Нормативный аспект культуры речи

Главным достоинством речи является ее правильность, т.е. соблюдение языковых норм.

С. И. Ожегов так определял языковую норму: “Нормами языка являются наиболее пригодные для обслуживания общества средства языка, которые существуют, образуются вновь, извлекаются при необходимости из пассивного запаса прошлого”.

Говоря о языковой норме, мы помним о том, что норма характеризуется устойчивостью и стабильностью.

Именно стабильность языковой нормы обеспечивает преемственность национальной культуры, способствует взаимопониманию разных поколений. Лингвисты, отмечая консерватизм литературной нормы, подчеркивают, что это благо для литературного языка, поскольку данный консерватизм служит связующим звеном не только между культурами разных поколений, но и между разными социальными слоями общества.

Известный лингвист А. М. Пешковский так объяснял необходимость консерватизма языковой нормы: “Литература всякого поколения создается всей предшествующей литературой.

Если бы Чехов уже не понимал Пушкина, то, вероятно, не было бы и Чехова. Слишком тонкий слой почвы давал бы слишком слабое питание литературным росткам.

Консервативность литературного наречия, объединяя века и поколения, создает возможность единой мощной многовековой национальной литературы”.

Однако консерватизм и стабильность языковой нормы не означают ее полной неподвижности с течением времени. Языковая норма динамична и изменчива.

Историческая смена норм литературного языка – объективное явление. Оно не зависит от желания или воли отдельных носителей языка.

Развитие общества, изменение социального уклада жизни, возникновение новых идей и традиций, влияние других культур приводят к постоянному обновлению литературного языка и его норм.

Изменяются значения слов, изменяется сфера их употребления, их форма и даже звучание.

Обратите внимание

Изменение языковой нормы зависит от двух основных причин: от внутренних закономерностей языка и от насущных потребностей общества, связанных с речевой практикой.

Приведем пример, когда языковые изменения возникали из-за внутренних законов развития языка и продолжались в течение ряда столетий. С XVIII в. идет процесс замены буквы “ы” на букву “а” во множественном числе существительных. Этот процесс продолжается до сих пор. К. И.

Чуковский сомневался: “Неужели я доживу до той поры, что будут говорить директора́ и профессора́”. Сейчас мы и говорим, и пишем не дире́кторы, а директора́, не профе́ссоры, а профессора́, поскольку это современная языковая норма.

Более того, процесс продолжается.

Не так давно словари предписывали употребление в речи формы множественного числа догово́ры, а современные словари русского языка допускают в устной разговорной речи форму договора́, правда, для письменной официальной речи пока остается прежняя форма – догово́ры.

Определенные тенденции общественного и языкового развития, а также речевая практика способствуют проникновению в нормированный язык новых грамматических форм слов.

Речевая практика сегодня приводит к тому, что мы употребляем формы множественного числа у тех существительных, которые раньше употреблялись преимущественно в единственном числе: гонка вооружений, мирные инициативы, производственные риски, пересчет пеней, перспективы развития и др.

Очень показательным является воздействие речевой практики на традиционную норму в области орфографии. Раньше, в советскую эпоху, слова, относящиеся к религиозной сфере, писались со строчной буквы, а сейчас мы их пишем с прописной буквы: Бог, Богородица, Рождество, Пасха, Библия.

Для письменной деловой речи также существенным оказывается правописание строчной и прописной буквы в написании названий руководящих государственных должностей.

И здесь наблюдаются колебания и несоответствия.

В словарях и справочниках по орфографии слова: мэр, губернатор, глава продолжают писать со строчной буквы, а в служебных документах и деловых письмах эти слова пишут с прописной буквы.

В Федеральном законе от 01.06.2005 № 53-ФЗ “О государственном языке Российской Федерации” в соответствии с Конституцией РФ определен статус русского языка как государственного на всей территории России. В ст.

3 Закона определены сферы использования русского языка как государственного: “Государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию: в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства”.

В п. 6 ст. 1 Закона справедливо подчеркивается: “При использовании русского языка как государственного языка Российской Федерации не допускается использование слов и выражений, не соответствующих нормам современного русского литературного языка, за исключением иностранных слов, не имеющих общеупотребительных аналогов в русском языке”.

Итак, знание норм современного литературного языка – это основное требование культуры речи, важнейшее условие ее профессиональной эффективности.

Культура деловой речи – умение правильно, точно и грамотно излагать свои мысли в деловой ситуации с целью обеспечения наибольшего эффекта в достижении поставленных коммуникативных задач.

Источник: https://studme.org/1685030321895/dokumentovedenie/hranenie_elektronnyh_dokumentov

Организация электронного документооборота на предприятии

Хранение электронных документов: где и как

В консультации речь пойдет о статусе электронных документов и внедрении на предприятии электронного документооборота.

Что такое электронный документ

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме и должны иметь обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 996. Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте.

То есть субъект хозяйствования (далее – СХ) имеет право использовать в своей деятельности документы в электронной форме при соблюдении норм Законов № 851 и № 2155, которыми регулируются отношения, связанные с электронным документооборотом и использованием электронных документов.

Закон № 851 определяет электронный документ так: это документ, информация в котором зафиксирована в форме электронных данных, включая обязательные реквизиты. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму.

К сведению: визуальной формой представления электронного документа является отражение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком (ст. 5 Закона № 851).

Каковы обязательные реквизиты электронного документа?

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного бумажного документа (п. 2 разд. II приказа Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5, далее – Приказ № 1886). Согласно ст. 9 Закона № 996 все первичные и сводные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • название документа (формы);
  • дату составления;
  • название предприятия, от имени которого составлен документ;
  • содержание, объем и единицу измерения хозяйственной операции;
  • должности лиц, ответственных за осуществление хозоперации и правильность ее оформления;
  • личную подпись или другие данные, которые позволяют идентифицировать лицо, принимавшее участие в хозоперации.

Все эти реквизиты необходимо указывать и в электронном первичном документе.

Передача электронного документа может осуществляться в электронной форме с помощью средств информационных или телекоммуникационных систем, а также путем передачи электронного носителя (диска, флешки и т. д.), на котором записан этот документ.

Каков статус электронного документа?

Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной в соответствии с Законом № 2155.

Отметим, что на сегодня квалифицированная электронная подпись (далее – КЭП) приравнивается к собственноручной подписи (подробнее см. «Квалифицированная электронная подпись: как получить, использовать и учесть»).

Обратите внимание:если автор создает идентичные по документарной информации и реквизитам электронный и бумажный документы, каждый из них является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу (ст. 7 Закона № 851). Если электронный документ отправлен нескольким адресатам или хранится на нескольких электронных носителях, то каждый электронный экземпляр считается оригиналом такого документа.

Копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, заверенное в порядке, установленном законодательством.

Считается ли нарушением действующего законодательства заключение СХ хоздоговора в электронной форме?

Нет, не считается. СХ имеют право заключать в электронной форме любые виды договоров с обязательным согласованием предмета, цены и срока действия договора.

Рекомендуем предусмотреть в электронном договоре условие о возможности составления первичной документации также в электронной форме, прописать время и порядок ее передачи, подписания.

Имейте в виду! Если заранее не согласовать в договоре иное, то датой и временем отправки электронного документа будет считаться дата и время, когда отправка этого документа не может быть отменена лицом, которое его отправило. В случае отправки электронного документа путем пересылки на электронном носителе, на котором записан этот документ, датой и временем отправки считаются дата и время сдачи его для пересылки (ст. 10 Закона № 851).

Кроме того, в договоре можно предусмотреть условие об обязательном удостоверении договора и первичных документов электронной печатью либо об отсутствии такого требования.

При получении договоров в электронной форме проверяйте наличие всех существенных условий, в том числе наличие электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), если аккредитованный центр сертификации ключей, выдавший эту ЭЦП, не прекратил свою деятельность, или КЭП.

Электронный документооборот

Электронный документооборот (оборот электронных документов) – совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов (ст. 10 Закона № 851).

Для внедрения электронного документооборота предприятие должно самостоятельно разработать порядок такого документооборота, учитывая как особенности ведения бизнеса (например, порядок приема входящей корреспонденции, обработки, проверки электронных документов), так и общие для всех законодательные требования к созданию, получению, обработке и хранению электронных документов.

В законодательстве Украины нет ограничений по использованию на предприятии единой программы, которая позволяет создавать электронные документы. Так, для организации внутреннего электронного документооборота предприятию достаточно приобрести специальное программное обеспечение для генерации электронных подписей.

При организации любого документооборота рекомендуем ввести для электронных документов следующие дополнительные реквизиты:

  • отметку о пользовании документом с указанием должностного лица, которое открыло документ, даты и времени пользования;
  • отметку об изменении документа с указанием данных сотрудника, даты и времени, а также информации о том, что именно было изменено в документе;
  • ссылку на сопроводительные документы.

Заметим, что это далеко не полный перечень и предприятие может самостоятельно разрабатывать список дополнительных реквизитов в зависимости от специфики своей деятельности, а также с учетом пожеланий руководства предприятия о сохранении коммерческой тайны.

Порядок хранения электронных документов

Приказом № 1886 утвержден Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение. При этом соблюдается единый подход к работе с документами – независимо от того, в какой форме они созданы (бумажной или электронной).

Этим Порядком установлены общие требования к внедрению электронного документооборота с применением ЭЦП, к организации работы с электронными документами в делопроизводстве в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности.

Как отмечалось выше, предприятия организуют делопроизводство на основании самостоятельно разработанных локальных документов по организации документооборота, но с учетом требований Приказа № 1886. Например, в нем (п. 4 разд. I) содержится такое требование к документам постоянного и длительного (более 10 лет) хранения: предприятия обязаны создавать их в двух формах – бумажной и электронной.

Электронные документы должны сохраняться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях. Срок их хранения должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

Если существует вероятность того, что документы не сохранятся на электронных носителях на протяжении всего установленного срока, предприятие обязано продублировать их на несколько электронных носителей или хранить в виде бумажной копии (ст. 13 Закона № 851).

При хранении электронных документов необходимо соблюдать такие условия:

  • информация, которая содержится в электронных документах, должна быть доступной для дальнейшего использования;
  • должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
  • необходимо хранить информацию (при наличии), позволяющую установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправки или получения.

Исправление ошибок в электронных документах

Согласно п. 4.6 Положения № 88 ошибки в первичных электронных документах исправляются в соответствии с законодательством. Однако в Законе № 851 об исправлении ошибок в электронном документе ничего не сказано. Не прописана данная процедура и в других подзаконных актах. Исключение составляет электронная отчетность в контролирующие органы.

Отсюда следует, что предприятие должно самостоятельно установить порядок исправления ошибок в электронных документах:

  • либо отменять документ с ошибкой и оформлять новый;
  • либо вносить изменения в уже созданный документ с обязательным сохранением истории изменения.

Рекомендуем процедуру исправления электронных документов при внешнем документообороте согласовать с адресатом.

Выводы

Очевидно, что переход на электронный документооборот выгоден, однако к этому надо подойти с умом: разработать свою инструкцию по организации электронного документооборота на предприятии с учетом требований действующего законодательства, обучить ответственных лиц работать в системе электронного оборота либо привлечь для этого сторонние организации.

Электронные первичные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, при условии соблюдения требования законодательства к их оформлению. Если создается один бумажный документ и несколько его электронных копий, идентичных по содержанию и реквизитам, то каждый документ считается оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.

Источник: Практическое руководство № 10, 2019.

⤷ СКАЧАТЬ СТАТЬЮ ⤶

Источник: https://balance.ua/ru/news/post/organizaciya-elektronnogo-dokumentooborota-na-predpriyatii/

ПраваСвет
Добавить комментарий