Кадровые документы сколько хранятся

Сколько лет хранятся кадровые документы

Кадровые документы сколько хранятся

22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных). Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

  1. созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

  1. образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций. Документы по личному составу, созданные до 2003 г.

Личная карточка работника

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения? Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов? Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?

После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение. На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?

Сроки хранения документов

Такое определение дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Справка

  1. списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты);
  2. документы, подтверждающие вредные условия производства;
  3. данные по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии);
  4. табели учета рабочего времени;
  5. лицевые счета;
  6. личные карточки;
  7. приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
  8. трудовые договоры;
  9. личные дела;
  10. документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты);
  11. формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
  12. ведомости по начислению зарплаты;

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.

В связи с этим возникли разногласия.

По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать.

К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании).

К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.

Кадровая документация: сколько и как хранить?

В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  1. Москва: .
  2. Санкт-Петербург: .

Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.

Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).

Существует специальный Федеральный закон под номером 125, регламентирующий все процессы архивного хранения документации (принятый в октябре 2004 года).

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности.

Все приказы разделены на несколько категорий:

  1. Временные приказы.
  2. Документы долговременного хранения.
  3. Кратковременные бумаги.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности.

Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага.

А вот учет у всех типов бумаг одинаковый.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п.

1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п.

2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства. В качестве основного нормативного документа при определении

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.

Руководство компании должно решить:

  1. поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.
  2. передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
  3. организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми. В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня:

Бухучет инфо

Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Источник: http://cppyurist.ru/skolko-let-hranjatsja-kadrovye-dokumenty-39612/

Хранение кадровых документов 2016 таблица

Кадровые документы сколько хранятся

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета осуществляется в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. До истечения этого срока документы хранятся в отделе кадров, после чего подлежат уничтожению.

Блок содержит образцы форм документов, которые Участник закупки должен заполнить Форма 5 Сведения о кадровых ресурсах. Сроки хранения документов, по истечении которых они могут быть уничтожены, установлены законодательством.

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций (в локальных актах). Все организации, в том числе коммерческие, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения.

Интересная информация о хранении кадровых документов 2016 размещена здесь. Итак, хранение кадровых документов может осуществляться только в отделе кадров или в отделе кадров и в архиве.

Электронный журнал «Справочник заведующего КДЛ»

  • Таблица сроков хранения.
  • При этом Федеральный закон от 02.03.
  • Коллективный договор.
  • Указом Президента РФ от 04.04.
  • Сколько хранятся кадровые документы?
  • Президент России В. В. Путин 02.03.
  • Акт приема-передачи кадровых документов

Правильный порядок хранения и ведения табеля учета рабочего времени в организации – как вести и хранить? Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и других осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Хранение кадровых документов — обязанность всех компаний и ИП. Сроки хранения кадровых документов в 2018 году для организаций. Сроки хранения кадровых документов отражены в обоих перечнях. Вы узнаете, какими нормативным актами устанавливаются сроки хранения кадровых документов в 2016 году, как выглядит таблица сроков хранения кадровых документов, как организовать хранение кадровых документов в 2016 году в архиве и кадровой службе.

С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Срок хранения кадровых документов обусловлен их назначением и содержанием и может различаться.

Хранение документов в отделе кадров до передачи их в архив называется текущим. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом.

В Перечне-2001 внимание кадровых служб должен привлечь раздел I “Организация системы управления”.

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”. 2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу.

Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (Далее – Перечень).

Как Федеральный закон изменил сроки хранения документов по личному составу? Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы.

С какой целью хранится кадровая документация. Свободные… как-хранить-кадровые-документы-в-организации – – VіdіоНDВаши кадровые документы: последние изменения 2016 – 2017 гг Таблица изменений по налогу на имущество 2014-2018 гг.

Следовательно, кадровые документы должны формироваться и храниться таким образом Обязательные документы кадровой службы (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016 года). Срок хранения кадровых документов в организации в 2018 году.

Приносим свои глубочайшие извинения, если Ваш документ был опубликован без Вашего на то согласия.

Полный кадровый пакет документов для ООО — начинаем с нуля Все необходимые в ООО кадровые документы условно можно разделить на Кадровые документы, необходимые в ООО для микропредприятий. мысль закона – хранить кадровые документы нужно меньше, не создавая нагрузки на архивы.

Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Основная цель кадровых документов – подтвердить стаж и зарплату человека при назначении пенсии и иных пособий.

Данные сроки хранения кадровых документов распространяются на переписки по ведению воинского учета и спискам военнообязанных.

Полезно знать | Сроки хранения кадровых документов в 2016 году

Сроки хранения кадровых документов определяются законом.

Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел.

Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений 2016 года). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. хранения. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

2016 сроки хранения документов, которые теперь утратили силу.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников Этот документ включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений дополнений, оформленные в виде таблицы. Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя.

Приказ об увольнении работника был датирован 10.06. Сроки хранения кадровых документов таблица В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений Вы здесь.

Как медорганизации рассчитать и взыскать неустойку за нарушение правил договора и какие документы понадобятся, читайте в журнале “Правовые вопросы в здравоохранении”. Перечень сроков хранения кадровых документов закреплен несколькими нормативными документами, и компании обязаны его придерживаться.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Из данной статьи вы узнаете, как долго следует хранить документы, связанные с персоналом.

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они Указанный закон определил с 13.03.

Перед этим требованием закона все равны: и коммерсанты, и государственные органы. Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание. Хранение кадровых документов, картотек, книг учета необходимо осуществлять в помещении кадровых служб учреждения, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися.

С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей.

Сроки хранения кадровых документов: законодательные нормы для её хранения, сроки и другие особенности, ответственность юридических и должностных лиц.

Состав личного дела работника-2017 | | На ПМЖ в Россию

К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. 2016 подписал Федеральный закон № 43-ФЗ “О внесении изменений научный редактор журнала “Кадровые решения”. Сроки хранения кадровых документов на примере.

Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет. Положение о порядке хранения и защиты персональных данных пользователей. Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет).

Минимальные сроки хранения для кадровых документов и их архивирование или уничтожение.

Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в Срок хранения документов по личному составу в 2017 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.

В 2016 году законодатели сократили срок хранения бумаг по личному составу Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках.

Сроки хранения документов в 2019 году (таблица). Федеральный портал государственной службы и управленческих кадров”; – Приказ ФНС России от 14.03.

Документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения.

Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье. Срок хранения документов в 2018 году (таблица). Кадровое делопроизводство | 16:51 27 января 2016.

Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.

Какой максимальный срок хранения кадровых документов?

2016 № 151 руководство Федеральным архивным агентством передано из ведения Минкультуры России непосредственно Президенту РФ. Таблицу с новыми сроками смотрите в статье “Сроки хранения бухгалтерских документов в 2016 году”.

Хранение кадровых документов – 2016 регламентируется Архивное хранение кадровых документов продолжительного или постоянного срока хранения предполагает их передачу в государственный или муниципальный архив при наличии договора комплектования.

Требования кадровых служб организаций, учреждений и органов власти о предоставлении справки в бумажном виде с собственноручной подписью уполномоченного должностного лица МВД России и печатью не имеют под собой правовых оснований. Хранение электронных кадровых документов в 2016 году.

Сколько по закону должны храниться кадровые документы? Квартальные статистические отчеты и таблицы. Подготовка кадровых документов к длительному хранению, списание бухгалтерских документов с временным сроком хранения. октябрь 2010 – октябрь 2014.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Срок хранения кадровых документов указан в утверждённом Перечне типовой управленческой архивной Энтерфин 2016. Хранение кадровой документации относится к обязанностям кадровой службы работодателя.

Каждый уважающий себя кадровик должен знать все унифицированные формы кадровых документов, которые актуальны в 2016 году.

Источник: http://fertilizatk.ga/4634-hranenie-kadrovyh-dokumentov-2016-tablica

Хранение кадровых документов

Кадровые документы сколько хранятся

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения – уничтожению.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия.

Экспертная комиссия

Положение о работе комиссии можно разработать на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:

  • разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве;
  • экспертизы ценности документов;
  • розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу;
  • упорядочения и оформления документов.

Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии:

Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

Сколько лет хранятся кадровые документы на предприятии

Кадровые документы сколько хранятся

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сколько лет хранятся кадровые документы на предприятии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Например, при наличии сотрудников, принятых на работу в 2002 году и ранее, сроки хранения их личных дел и лицевых счетов будут отличаться от сроков в отношении работников, принятых на работу позже.

Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда РФ.

Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

Порядок формирования дел для хранения документов в организации

С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.).

Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (Далее – Перечень).
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

Сроки хранения кадровых документов в организации

Перечень-2006 является логическим продолжением Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изменениями и дополнениями от 28 апреля 2004 г. № 4 (далее — Перечень-2001). Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.

При формулировании заголовков дел в номенклатуре дел указание временной границы 2002 / 2003 гг. может оказаться не обязательным, если сама организация образована после 2002 года, т.е.

ранее кадровых документов не создавала. Тогда уточнению будет подлежать лишь срок хранения тех категорий документов по личному составу, у которых он меняется на 50 лет (со ссылкой на ст. 22.

1 Закона № 125-ФЗ) с привычных 75 (что было установлено ПТУД).

Ведь оба срока хранения документов по личному составу (75 лет, как было раньше, и 50 лет, в связи с изменениями Закона № 125-ФЗ) относятся к срокам временного (свыше 10 лет) хранения. В итоговой записи предусматривается указание общего количества дел подобного срока хранения за год, в том числе переходящих (личные дела, книги и журналы учета и т.п.). См. Пример 5.

Архивное хранение кадровых документов организации

Установленные сроки хранения распространяются на все включенные в них документы независимо от видов носителей (бумажные, электронные документы, документы на микропленке и др.).

Отчеты о состоянии и проверке работы с кадрами хранятся постоянно, а заявки, справки о потребности в высвобождении работников – 5 лет.

Личные дела и личные карточки работников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно. Отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 3 года (ст. 351 Перечня).

В соответствии с п. «а» ст. 32 Перечня штатные расписания организации, изменения к ним по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, а согласно ст. 34 Перечня штатные расстановки – 75 лет.

Акционерные общества могут выдавать своим сотрудникам документы на срок, не превышающий месяца (п. 3.8 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69.

А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы. Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см.

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись.

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Новые сроки хранения документов по личному составу должны быть отражены в рабочем экземпляре номенклатуры дел 2016 года уже со времени вступления в силу анализируемых нами изменений в Законе № 125-ФЗ – это 13 марта 2016 года.

И если срок хранения 75 лет в ряде случаев меняется на 50-летний, то более короткие сроки (10 лет, 5 лет, 3 года и т.д.) остаются неизменными.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций.

При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

С целью обеспечения эффективного хранения документов организация может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Правила уничтожения документов в организации

Перечень имеет 4 графы. В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация. В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.
Врио МинистраА.Е.БУСЫГИН Приложение к Приказу Министерства культурыРоссийской Федерацииот 25 августа 2010 г. N 558 СогласованоРешением Центральнойэкспертно-проверочнойкомиссии при Росархивеот 15 сентября 2009 г.

Но документы по личному составу уволенных работников, созданные до 2002 года включительно и подлежащие долговременному (свыше 10 лет) хранению, при современной текучести кадров уже давно должны были быть внесены в описи дел по личному составу и переданы в архив (ведь обычно они оформляются и передаются туда в течение одного-трех лет после увольнения). И в этом случае самым актуальным становится совершенно иной вопрос: требуется ли переоформление уже составленных описей дел по личному составу и сформированных дел в связи с изменением сроков их хранения? Закон обратной силы не имеет (по крайней мере не должен иметь), однако необходимость в разъяснениях со стороны Росархива остается. Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Перечень-2006 будет востребован в работе практически всеми структурными подразделениями организаций и, прежде всего, кадровыми.

До утверждения Перечня-2006 организации страны наряду с Перечнем-2001 руководствовались Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (далее — Перечень-1988).

Источник: http://gruz200cs.ru/konsultaciya/1414-skolko-let-khranyatsya-kadrovye-dokumenty-na-predpriyatii.html

Как должны храниться кадровые приказы

Кадровые документы сколько хранятся

Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято. Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Приказы по личному составу: сроки хранения

Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности. К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно.

Это связано с тем, что документы основной деятельности могут потребоваться в любое время, поэтому и хранить их следует особо внимательно и бережно. Как правило, данная документация в архиве хранится отдельно, а на делах ставится соответствующая отметка о постоянном сроке хранения.

Для начала следует сказать о том, что срок хранения приказов зависит, в первую очередь, от основательности его содержания. Понятно, что приказ о приеме на работу будет иметь более значимый характер, нежели приказ о командировке.

Также срок хранения приказа о приеме на работу любого сотрудника (от директора до уборщика) является фиксированным. По этой причине более значимые приказы по личному составу хранятся в течение 75 лет. Более простые приказы подлежат 5-летнему помещению на хранение.

Сроки хранения приказов по личному составу

Далее следует разобраться, что можно отнести к бумагам кратковременного хранения. Разумеется, какой-то учет приказов по личному составу в данной ситуации будет производиться. Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться.

Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности. То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу.

Если конкретнее, то можно выделить:
Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам.

И хранятся подобные документы длительное время.

Сроки хранения кадровых документов

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. 13.

20 КоАП РФ).
Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы.

Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ).

Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов.

Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника.

Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Нумерация приказов по кадрам

К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации.

В частности, к приказам по основной деятельности можно отнести следующие виды: об утверждении штатного расписания; о принятии решения о проведении сокращения штата или численности работников; об утверждении локальных актов организации (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о работе с персональными данными и другие). Срок хранение приказов Остановимся немного на сроках хранения приказов различных категорий. Так, распоряжения по основной деятельности компании надо хранить постоянно. Иными словами, данные распоряжения не имеют какого-либо определенного срока хранения.

Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи. При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу. Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа. Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.

Обратите внимание =>  Льгота на лекарства детям

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Здравствуйте! Срок хранения – 5 лет после снятия с учета получателя социальной помощи (ст. 900а, 900е «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Здравствуйте! При оформлении приказов на отпуска для работников с тяжелыми и вредными условиями труда заполняется пункт Б формы Т-6. Согласно ст. 19 б Перечня 2010 года такие приказы хранятся 50 лет, включаются в опись дел по личному составу.

Если ранее такие приказы формировались вместе с остальными приказами на отпуска, со сроком хранения 5 лет, то такие дела надо переформировать.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков.

Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

Приказы формируются по срокам хранения.

Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.

Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.

Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее.

Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Обратите внимание =>  Платят ли налог на квартиру военные пенсионеры

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы.

Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале.

В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме.

Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения

Сроки хранения приказов по основной деятельности определены в ст. 16 Перечня № 578/5. Однако в данной статье речь идет о сроках хранения для центральных и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, других государственных органов и организаций. О коммерческих предприятиях здесь не упоминается.

В других статьях Перечня № 578/5 отдельные сроки хранения для коммерческих предприятий тоже не установлены. Поэтому они могут руководствоваться ст. 16 Перечня № 578/5, согласно которой приказы по основной деятельности должны храниться до ликвидации предприятия, то есть бессрочно.

Законодательством не утверждена форма приказа по основной деятельности. В целом при оформлении приказов, в том числе и указанного, необходимо руководствоваться Национальным стандартом Украины. Государственная унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003», утвержденным приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55 (далее – ДСТУ 4163-2003).

ПраваСвет
Добавить комментарий