Нет заявления на выдачу подотчетных сумм

Приказ на выдачу подотчетных сумм 2018 образец

Нет заявления на выдачу подотчетных сумм

Чтобы выдать деньги подотчет, нужно составить приказ. Посмотрите, как оформить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году, скачайте подробный образец, и узнайте, как еще можно оформить выдачу подотчетных сумм, а также как оформить выдачу денег сразу нескольким сотрудникам.

Приказ о подотчетных лицах в 2018 году

Выдать деньги под отчет в 2017 году компания может на основании одного из двух документов:

  • Заявление сотрудника;
  • Приказ (распоряжение) директора.

Важно! Фирма самостоятельно выбирает какой документ использовать. Это решение лучше закрепить в локальном акте. Можно остановится на обоих документах – но четко определить, когда и какой из них составляется.

Требования к приказу о выдаче денег в подотчет в 2018 установлены следующие:

  1. Должна быть указана выдаваемая сумма;
  2. Должен быть указан срок, на который выдаются деньги;
  3. Руководитель фирмы должен заверить документ подписью.

Приказ можно оформить на фирменном бланке, но это исключительно на усмотрение компании. В законе такой обязанности нет.

Важно! Сотрудник должен в течение 3 рабочих дней отчитаться по выданным денежным средствам.

Посмотрите образец приказа о выдаче денег в подотчет (образец 2018).

Приказ на выдачу подотчетных сумм: образец 2018 года для командировки

Чтобы выдать деньги в подотчет в 2018 году, необязательно составлять отдельный документ. Фирма может упростить документооборот, включая информацию о выдаче денежных средств в подотчет в другие приказы. Например, информацию о подотчете можно указать в приказе о командировке, указав это после данных о поездке.

Посмотрите ниже образец приказа о направлении в командировку и о выдаче денег в подотчет в 2018 году.

Когда использовать заявление на выдачу денег в подотчет

Компания сама вправе решить использовать ли заявление на выдачу денег в подотчет или нет. Заявление удобно использовать в случаях, если требуется выдать определенную сумму денег на определенную цель, например, покупка офисной техники.

Требования к заявлению те же, что и к приказу:

  1. Должна быть указана выдаваемая сумма;
  2. Должен быть указан срок, на который выдаются деньги;
  3. Руководитель фирмы должен заверить документ подписью.

Посмотрите ниже образец заявления на выдачу денежных средств.

Приказ о подотчетных лицах: один на всех физлиц

Компания вправе оформить приказ о подотчетных лицах в 2018 году, указав там сразу несколько сотрудников. Об этом праве ЦБ РФ впервые указал в своем письме Письмо ЦБ РФ от 13.10.17 № 29-1-1-ОЭ/24158.

Если фирма решит составить такой единый приказ на подотчетных лиц, то имейте ввиду следующие обязательные моменты:

  1. Укажите ФИО сотрудников, которым выдаются деньги;
  2. Выдаваемые сумму и срок, на который выдаются эти деньги нужно указать для каждого сотрудника отдельно.

Почему это нужно обязательно сделать? Кассир будет оформлять расходный кассовый ордер на каждого сотрудника отдельно, поэтому он должен видеть, какую сумму кому выдавать.

Авансовый отчет каждый сотрудник будет составлять самостоятельно, поэтому в приказе должен быть установлен четкий срок для каждого работника, чтобы не было нарушения 3-х дневного срока.

Посмотрите образец приказа на подотчетных лиц в 2018 году.

Приказ на выдачу подотчетных сумм на зарплатные карты: образец в 2018 году

Не все фирмы имеют и ведут кассу. В этом случае можно выдавать деньги в подотчет на зарплатные карты сотрудникам. Но этот момент необходимо закрепить в локальном акте фирмы, например, в учетной политики. Достаточно включить следующую фразу «Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников»

При этом безопаснее составить аналогичный приказ на выдачу в подотчет или заявление сотрудника с визой директора. Если этого не сделать, то есть риск, что налоговики и банк могут решить, что это не подотчетные, а другие доходы, и потребовать с них НДФЛ.

Образец приказа на выдачу денег в подотчет на зарплатные карты в 2018 году смотрите ниже.

Приказ о выдаче в подотчет руководителю

Чтобы выдать денежные средства подотчет генеральному директору, ему необходимо составить заявление (приказ в данном случае не подходит).

При этом заявление директора будет отличаться от заявления рядового сотрудника:

  • Директор составляет заявление на имя компании, а не на имя директора;
  • Вместо фразы «прошу выдать» следует указать «необходимо выдать»;
  • В конце директор ставит свою подпись, которая одновременно и разрешает выдать деньги под отчет.

Образец заявления на возмещение расходов в 2018 году 

Если сотрудник потратил собственные денежные средства на цели фирмы, то компания должна ему эти деньги возместить. В данном случае сотрудник должен составит заявление, которое будет являться основанием для компенсации расходов работника. При этом, указывать, что это суммы являются подотчетными уже не надо, потому что эта выдача денег уже не будет являться подотчетом.

Посмотрите образец заявления на компенсацию расходов сотрудника в 2018 году.

Ответственность за отсутствие приказа или заявления

Прямой нормы, по которой компания могут привлечь к ответственности за отсутствие приказа на выдачу подотчет нет. Налоговики могут попытаться наложить штраф в размере 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП РФ, как за нарушение работы с наличными денежными средствами.

Однако, по мнению суда отсутствие заявление или приказа это нарушение порядка выдачи наличных денежных средств, а не нарушение порядка ведения кассовых операций. А за это нет штрафов (см., например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).

Источник: //www.rnk.ru/article/215726-prikaz-na-vydachu-podotchetnyh-summ-2018-obrazets

Новый порядок выдачи денежных средств под отчет — Audit-it.ru

Нет заявления на выдачу подотчетных сумм

Ирина Атаманова, старший менеджер финансово-экономической службы компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», ноябрь 2017

С внесением поправок Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У порядок выдачи подотчетных денежных средств стал проще.

Заявление от сотрудника стало необязательным

Ранее единственным способом предоставления работнику подотчетных сумм являлась заявка от сотрудника, подтвержденная письменным согласием руководителя. Теперь заявление от сотрудника для выдачи денежных средств под отчет стало необязательным.

С вступлением в силу изменений юрлица могут выдавать деньги под отчет, основываясь на распоряжении руководителя в письменной форме. ЦБ РФ не уточнил вид данного документа, а значит, он может составляться в свободной форме.

Но обязательными требованиями остается: сумма, подлежащая к выдаче, срок, подпись ответственного лица (руководителя) и дата. Соблюдение включения данных пунктов требует Указание Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У, который раскрывает порядок ведения кассовой дисциплины.

Но стоит заметить, что выдавать денежные средства можно и на основании заявления самого сотрудника.

Преимущество юрлиц состоит в выборе формы использования документа. Запрета на использование одновременно двух форм нет. С одной стороны, отказ от заявления сотрудника облегчает работу бухгалтерии.

Процесс предоставления денежных средств под отчет раньше включал составление заявления сотрудником, визирование от руководителя, проверку в бухгалтерии на наличие всех пунктов, а также исправление ошибок.

А с другой стороны выплата на основании распорядительного документа не требует обязательного письменного подтверждения ознакомления сотрудником. Но рекомендуется требовать подпись работника как доказательство об изучении документа.

Неотъемлемым плюсом в нововведении является выдача авансов сразу нескольким сотрудникам. В данном случае достаточно одного письменного распоряжения руководителя с перечнем лиц для осуществления выдачи средств.

Также не запрещается использовать выдачу средств на основании приходно-кассового ордера и (или) перечислять на карточку сотрудника деньги под отчет.

В заявке сотрудника или приказе при перечислении денег на карту обязательно должны содержаться реквизиты банковской карты. В назначении платежа следует указать, что денежные средства перечисляются под отчет.

Это необходимо для того, чтобы при проверке налоговые органы не засчитали данные суммы в доход сотрудника и не удержали из них НДФЛ.

Для структурированности и единообразия порядка выплаты подотчетных сумм рекомендуется внести в учетную политику формы документов, которые будут служить базой для определения выдачи, а также зафиксировать способы перечисления.

Выдача денег при непогашенной задолженности

Также теперь деньги можно выдавать при непогашенной задолженности за предыдущие полученные авансы.

Ранее действовало правило, что сотрудник мог получить под отчет денежные средства, если за ним не числилась задолженность по ранее полученным авансам.

Сотрудник должен был полностью погасить долги на основании составления авансового отчета, предоставления подтверждающих документов и только после этого получить новую сумму под отчет.

За неисполнение данного пункта налоговые органы вправе были применить штраф до 50 000 руб.

Сейчас данное правило отменено, и нет оснований не выдавать авансы под отчет, даже если есть долги по предыдущим выдачам. На данном этапе необходимо дополнительно отслеживать задолженности по каждому сотруднику и требовать отчетность за полученные деньги. Сроки предоставления отчетных документов устанавливаются юрлицом самостоятельно.

После истечения трех дней установленного срока сотруднику необходимо отчитаться за выданные суммы. Накапливать долги нецелесообразно, так как налоговые органы при обнаружении сумм, по которым нет отчетных документов, могут удержать с них НДФЛ.

Работодатель вправе удержать данную сумму из заработной платы сотрудника при непредоставлении отчетности в срок, но только с его письменного согласия.

Законодательные акты не запрещают варьировать использование новых поправок в действующей кассовой дисциплине.

Например, можно в положении о подотчетных деньгах запретить выдавать авансы, если за сотрудником числятся долги, или указать допустимые ограничение по сумме задолженностей, при которой выдача запрещена.

Допустим, если за сотрудником числится задолженность более 5 000 руб., то новую сумму он сможет получить только после предоставления полного отчета по ранее полученным авансам.

Обратите внимание на суммы под отчет

Изменений по суммам выдачи средств под отчет не произошло, однако нужно быть внимательнее к суммам расчета наличными с юрлицами, если деньги для этого выдаются под отчет сотруднику.

Юрлицо имеет право выдавать под отчет своим сотрудникам любые суммы – ограничения законодательством не предусмотрены.  Но работодатель должен учитывать, что наличные расчеты между юрлицами ограничены и не должны превышать более 100 000 руб. по одному договору.  

Если юрлицо захочет приобрести товар или услугу за наличный расчет от своего лица и выдаст аванс сотруднику более 100 000 руб. для осуществления покупки, то произойдет нарушение кассовой дисциплины.

По данному пункту предусмотрен штраф в размере 50 000 руб. При такой сделке выдавать деньги под отчет можно в сумме до 100 000 руб.

Поэтому осуществлять крупную покупку за наличный расчет необходимо по нескольким договорам и в предусмотренной законодательством сумме лимита.

Пример

Компания «Бухгалтер» хочет приобрести компьютерное оборудование у компании «Поставщик».  А именно: монитор – 25 600 руб., системный блок – 55 200 руб., блок питания – 16 000 руб., клавиатура и мышь – 5660 руб., за наличный расчет в общей сумме 102 460 руб.

Чтобы не нарушить кассовую дисциплину, необходимо заключить два договора от имени компании «Бухгалтер». И тогда факт покупки не будет противоречить законодательству.

Следует отметить, что лимита по наличным расчетам между физическими и юридическими лицами не существует. Поэтому сотрудник может приобрести товар, услуги от своего имени, в этом случае соблюдать ограничение в пределах 100 000 руб. не надо.

Источник: //www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a59/932619.html

Выдача подотчётных сумм работникам в 2019 году: образец приказа, заявления, письмо об уведомлении о возврате, сроки сдачи отчёта

Нет заявления на выдачу подотчетных сумм

Иногда трудно с первого раза разобраться в нововведениях даже опытным бухгалтерам, но законы меняются, совершенствуются, дополняются. Участок «Расчёты с подотчётными лицами» — не исключение из правил.

Сотрудники вынуждены совершать поездки в командировки, приобретать товарно-материальные ценности, ГСМ, а чтобы справляться с поставленными задачами, приходится брать денежные средства под отчёт у организации.

Бухгалтеру необходимо оформить выдачу средств работнику, принять подтверждающие документы, сделать бухгалтерские проводки, отражающие израсходованные суммы. Разберёмся, как правильно оформить эти операции.

Передача суммы под отчёт

Подотчётные суммы, как правило, выдаются сотрудникам компании либо физическим лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. Сотрудники, получившие денежные средства под отчёт, называются подотчётными лицами.

Взяв деньги, они обязаны отчитаться о расходах, а неизрасходованные суммы должны вернуть в кассу.

Когда же сотрудник сумел потратить денежных средств (ДС) больше, чем выдала ему организация, фирма должна возместить перерасход.

В некоторых случаях фирма может дать ДС под отчёт своему подрядчику (письмо Центробанка от 02.10.2014 № 29–1-1–6/7859). У подрядчика возникает обязанность отчитаться за полученные суммы, о чём лучше всего прописать в договоре для предотвращения спорных ситуаций. Отсутствие отчёта для такого подрядчика будет грозить неустойкой в размере 1% от суммы.

За взятые под отчёт деньги нужно обязательно отчитаться перед компанией

На какие нужды можно взять под отчёт

При выдаче подотчётных сумм в заявке нужно указывать цели, на которые они выдаются. В зависимости от цели, выделяют следующие виды расходов по подотчётным суммам:

  • ТМЦ;
  • командировочные;
  • хозяйственные;
  • представительские;
  • затраты по договорам.

Виды хозяйственных расходов

Выдача ДС на ТМЦ логична, так как порой нужна срочная закупка материалов для продолжения работ. Покупка безналичным путём через организацию иногда увеличивает срок получения желаемого товара. Покупка ГСМ также входит в данную категорию.

Командировочные расходы более обширны, к ним можно отнести: суточные, проживание, билеты и некоторые другие расходы, которые закреплены в нормативных актах руководителем организации.

Если сумма суточных за день будет превышать 700 рублей при поездках внутри России и 2500 рублей за границу, то с размера превышения необходимо будет удержать налог НДФЛ и начислить страховые взносы.

При расчёте налога на прибыль нет обязанности учитывать размер суточных. Они должны включаться в пределах лимитов, которые закреплены на предприятии внутренними актами, в налогооблагаемую базу. Их учёт производится в тот же день, когда сотрудником был сдан заполненный авансовый отчёт.

Суточные при командировках в 2019 году и направления их расходования никаким образом подтверждать нет необходимости.

К хозяйственным расходам можно отнести почтовые расходы, расходы на нотариальные услуги.

Почтовые расходы подтверждаются кассовыми чеками.

Кассовые чеки почты пожно увидеть в авансовых отчётах любой организации

В представительские расходы входит угощение представителей других организаций или участников совета директоров при проведении переговоров. Транспортировка указанных лиц до места проведения встречи и обратно тоже имеет отношение к такому виду расходов. К той же категории относятся затраты на услуги переводчика.

Расходы по договорам от имени фирмы могут включать в себя вышеперечисленные затраты.

Порядок оформления расходной операции

Подотчётные суммы выдаются материально ответственным лицам. Они несут ответственность за денежную наличность по организации в целом.

Учёт такого вида операций отражён в указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У.

Лицо, отвечающее за кассу предприятия, обязано вести приём наличных, выдавать ДС под отчёт, возмещать перерасход подотчёта, принимать неизрасходованные ДС в полном объёме и частично.

Руководитель компании или ИП должен самостоятельно выбрать порядок контроля за операциями и утвердить его. Следовательно, контроль за выдачей ДС под отчёт также регламентируется им. В приказе он самостоятельно определяет список сотрудников, которые имеют право на получение ДС под отчёт.

Выдача денежных средств под отчёт сотруднику

Для того чтобы сотрудник смог получить наличные ДС на законных основаниях, ему необходимо написать заявление. Самое важное в заявлении — срок, на который выданы денежные средства.

В противном случае сотруднику придётся вернуть деньги по истечении трёхдневного срока (п.6.3 Указания № 3210-У). Это заявление обязательно к оформлению, ведь иначе компании грозит штраф в размере 50 тыс. руб. (ст. 15.

1.КоАП РФ).

Образец заявления, который может быть принят в организации в качестве заявления сотрудника

Образец приказа на получение денег

По правилам документооборота за заявлением обычно следует приказ, форму которого утверждает сама организация в своих внутренних нормативных актах. В приказе следует указать суммы, сроки и список лиц, которым выдаются ДС.

Типовой приказ о выдаче сумм работникам под отчёт содержит все необходимые сведения для идентификации сотрудника и сумме положенного ему аванса

Распоряжение о выдаче средств персоналу организации

Любой сотрудник может выбрать способ получения ДС под отчёт: наличными из кассы или на свою зарплатную карту. В первом случае следует оформить РКО, во втором необходимо использование такого документа как платёжное поручение.

Получение денег по расходному кассовому ордеру

Важно помнить, что если сотрудник будет покупать что-либо у контрагента наличными деньгами от имени компании, то необходимо не превысить лимит, а именно — не больше 100 тысяч рублей по одному договору (п. 6 Указания №3037-У). При нарушении этого лимита компании также грозит штраф в 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, а также кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Перечисление аванса на зарплатную карту

Весьма удобным способом получения является выдача подотчётных денег на карту, что предусмотрено законодательством (Указание Банка Росии №3037-У). Для избежания проблем, которые могут возникнуть при налоговой проверке, важно закрепить данный способ расчётов в учётной политике компании.

Собственно, из-за того что расчёты наличными деньгами тяжелее контролировать, государство стремится их минимизировать. «Чемоданы» денег все дальше уходят в прошлое.

А.А. ЕфремоваЖурнал « книга»

Форма заявления для перевода средств на банковский счёт

Для получения подотчётных сумм на карту сотрудник должен написать соответствующее заявление.

Иначе налоговая проверка решит, что были перечислены не подотчётные суммы, а доход, который облагается НДФЛ в обязательном порядке.

В заявлении сотрудник указывает реквизиты карты, срок, сумму и основание для выдачи. В платёжном поручении в поле «Назначение платежа» бухгалтер должен написать: «Перевод средств под отчёт».

Примерный образец заявления, которое необходимо предоставлять для получения денег на карту под отчёт

Как работнику отчитаться о неиспользованных суммах

Для того чтобы отчитаться о произведённых расходах, работник должен приложить к авансовому отчёту (АО) не только основные отчётные документы, но и слипы, которые выдаются только при оплате картой.

Отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском балансе

Основной счёт бухгалтерского учёта, который показывает дебетовые и кредитовые движения подотчётных сумм — это счёт 71. Когда сотрудник берёт ДС из кассы, то делается проводка: ДТ 71 — КТ 50. Перечисление денег на карту выглядит так: ДТ71 — КТ51.

Если сформировать оборотную ведомость по счету 71, то по дебету будут видны поступления, а по кредиту — расходы. В итоге сальдо по дебету показывает задолженность сотрудника перед фирмой, а кредит — перерасход.

Выдача подотчётных сумм директору

Выдача подотчётных сумм руководителю должна быть регламентирована и подкреплена документально. Такая обязанность возникает из-за того, что с директором, как и с другими сотрудниками (ст. 11 ТК РФ) тоже заключён трудовой договор.

Следовательно, руководитель фирмы является наёмным работником, что обязывает его писать заявление на выдачу подотчётных сумм наравне со всеми остальными сотрудниками.

Нелепость такой ситуации, когда директор подписывает заявление самому себе вполне можно решить двумя способами.

  1. Заявление составляется не на имя директора, а на имя компании. Директор подписывает это заявление, тем самым разрешая выдачу денег под отчёт.
  2. Заявление составляется директором, но подписывает его другое должностное лицо, закрепить полномочия которого нужно в нормативных актах фирмы на локальном уровне.

Какой из двух вариантов выбрать, решает руководство фирмы, но без заявления от директора выдача подотчётной суммы — это нарушение порядка расчётно-кассового обслуживания.

//www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Основным отличием случая оформления заявления директора является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе.

В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

//nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/sostavlyaem_zayavlenie_na_podotchet_ot_direktora_obrazec/

В итоге, если есть заявление от директора, то приказ можно не составлять. Подписанный документ подкладывается к расходному ордеру, если выдача проводилась через кассу, а если перевод осуществлялся безналичным путём — к платёжному поручению.

Составление авансового отчёта

Если сотрудник вернулся из командировки, то у него возникает обязанность отчитаться о полученных суммах в течение 3 дней после возвращения (п.26 Положения о служебных командировках).

Если сотрудник не ездил в командировку, но брал подотчётные деньги на какие-либо нужды, то отчитаться он должен либо в течение 3 дней после покупки, либо той датой, которую компания назначила сама при выдаче аванса.

Интересен тот факт, что если сотрудник не брал деньги под отчёт перед тем, как совершить покупку, АО ему составлять не надо. Достаточно принести подтверждающие документы и написать заявление, в котором он просит вернуть потраченные ДС. Необходимо указать причину затрат и их обоснование.

Сотрудники коммерческих организаций заполняют авансовый отчёт на бланке АО-1 (унифицированная форма, код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

  • о сумме выданных под отчёт средств;
  • о подотчётном лице (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
  • о предыдущем авансе (остаток, перерасход);
  • о назначении аванса;
  • бухгалтерские записи и другие.

Как подтвердить обоснованность затрат

Для того чтобы сотрудник мог отчитаться после того, как потратил выданные деньги под отчёт, он должен предоставить документы, подтверждающие его расходы, и составить авансовый отчёт.

Как написать и оформить отчёт о командировке: //ipshnik.com/vedenie-ip/otchetnost-ip/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirou.html

Оправдательные документы

Документами, которые подтверждают фактические затраты, являются чеки, бланки строгой отчётности, билеты, посадочные талоны, электронные билеты, счета из гостиниц.

Утеря оправдательных документов ведёт к трудностям при списании произведённых затрат, поэтому так важно, чтобы сотрудники были проинформированы о том, чтобы документы были принесены в бухгалтерию своевременно.

Немаловажным фактом является и то, что сумма утерянного чека, признаваемая расходом сотрудника, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Заполнение авансового отчёта

Оформление АО происходит частично самим сотрудником, частично бухгалтером.

Бланк авансового отчёта — форма №АО-1

Обычно сотрудник заполняет в АО следующие графы: фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность, перечень документов с датами, номерами и наименованиями расходов и сумм.

Бланк авансового отчета с обратной стороны заполняется сотрудником

Все остальное заполняет бухгалтер.

К АО прикрепляются оригиналы документов, делаются копии чеков, так как кассовые чеки имеют тенденцию к выцветанию по истечении определённого времени.

Подробнее об оформлении авансового отчёта можно почитать тут: //ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalterskaya-otchetnost/avansovyiy-otchet-po-komandiroe-2016.html

Сколько должны храниться документы

Авансовые отчёты и приложения к ним необходимо хранить 5 лет, так как они могут в любой момент понадобиться, к примеру, при проведении налоговой проверки. Срок хранения регламентирован Федеральным законом №402-ФЗ от 06.12.2011.

Срок сдачи АО

Источник: //ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalteriya-ip/vyidacha-podotchetnyih-summ-rabotnikam.html

Деньги под отчет: алгоритм действий

Нет заявления на выдачу подотчетных сумм

Выдавать работнику деньги в под отчет можно только на основании его письменного заявления руководителю организации. Исключений для руководителя не предусмотрено – он также получает деньги по заявлению. Иначе – штраф. В статье расскажем как действовать бухгалтеру.

Отсутствие задолженности. Сначала нужно проверить, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет суммам. Если за прошлые денежные средства работник не отчитался, то выдавать новые ему нельзя.

Заявление от работника. Если задолженности нет, работник подает на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств. Форма заявления не установлена, поэтому можно писать в произвольной. Рекомендации по написанию заявления рассмотрены подробнее ниже в статье.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Расходный кассовый ордер. После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее кассир проверяет полученный ордер и после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания).

Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром, вносится запись в кассовой книге.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Авансовый отчет. Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Если потрачено меньше: оформляется приходный кассовый ордер, в котором отражается возвращаемая денежная сумма.
Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет

Использование банковских карт

Денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Для оплаты административно-хозяйственных расходов также можно перечислять деньги на карту, но в этом случае целесообразно сделать следующее:

  • предусмотреть такую возможность в учетной политике;
  • указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма;
  • получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Заявление на выдачу денег в подотчет работникам

Заявление на выдачу подотчетных сумм работник может составить в произвольной форме, где должны быть четыре обязательных реквизита (п. 6.3 Указания 3210-У):

  1. Сумма наличных денег, которые работник просит у руководителя.
  2. Срок, на который нужны деньги.
  3. Подпись руководителя организации.
  4. Дата заявления.

На практике документ на выдачу денег подотчет может называться заявление, служебная записка и даже рапорт – это зависит от внутреннего документооборота организации.

документа может быть следующим: «Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3000 (Три тысячи) рублей на приобретение картриджа, сроком на три рабочих дня». Срок может выражаться конкретной датой, например, до 13 марта 2017 года.

Расчеты с подотчетными лицами – вебинар поможет разобраться с выдачей денег в подотчет: перечисление на банковские карты, оформление документов, проводки и пр. Ошибки, которые находят налоговые инспекторы при проверке расчетов с подотчетными лицами.

За работником не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Но допускается наличие непогашенной задолженности организации перед работником по ранее произведенным перерасходам. Проще говоря: допускается кредит 71 счета по расчетам с работником, но не допускается дебет.

Заявление на выдачу денег подотчет директору

Исключений для руководителя не предусмотрено. Руководитель также получает деньги по заявлению.

Образец собственноручного написания заявления руководителем:

В бухгалтерию ООО «Калинка-Малинка»
​Заявление

Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3000 (Три тысячи) рублей на хозяйственные товары, сроком на три рабочих дня.

10 марта 2017 года Генеральный директор Калинин К.М.

Штраф за выдачу денег в подотчет с нарушением

За работником на дату получения денег не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Иначе штраф за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ):

  • от 4 000 до 5 000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. – для организации.

Такой же штраф грозит, если деньги выдаются без заявления.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Источник: //school.kontur.ru/publications/1449

ПраваСвет
Добавить комментарий