Сколько лет надо хранить договора оказания услуг

Сроки хранения документов в организации, бухгалтерский документ

Сколько лет надо хранить договора оказания услуг

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.

Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.

Первичные учетные документы

Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:

  • кассовых книг;
  • банковских документов;
  • актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
  • накладных и авансовых отчетов;
  • переписки;
  • путевых листов и журналов их учета;
  • документов о получении зарплаты и выплате пособий;
  • инвентаризационных описей о движимом имуществе.

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

Документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.

Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету ? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов.

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.

Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы.

По одним документам – 5 лет.

А с другой стороны так называемая “глубина” налоговой проверки – 3 года.

А с третьей – п.8 ст.23 НК РФ “в течение 4 (четырех) лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета …;

И еще, расскажите про правила хранения документов.

А так же, зачем хранить документы 5 лет, если проверяют за 3 года.

к меню ↑

Хотя Минфин назвал минимальные сроки хранения первички: документы для расчета налогов можно выбросить через четыре года после того, как вы сдали декларацию. Первичку храните на год дольше.

Вы вправе избавиться от документов, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше четырех лет.

Четырехлетний срок не распространяется на документы, которые связаны с бухучетом. Первичку вроде товарных накладных или актов храните минимум пять лет. Регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей — тоже.

Примечание: Письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»).

Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет.

После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании.

Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.

к меню ↑

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558).

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года.

Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Примечание: Статья 22.

1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Началом срока хранения документов

считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.

  1. Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.

Источник: https://www.assessor.ru/notebook/buhuchet/sroki_hraneniya_dokumentov_organizacii/

Хранение документов и информации об абонентах

Сколько лет надо хранить договора оказания услуг

“Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2012, N 5

Практика показывает, что операторам связи приходится работать с различными данными и документами, которые впоследствии становятся ненужными и не используются в работе.

Возникает вопрос, сколько по времени хранить такие сведения и документы, в частности расторгнутые договоры с абонентами, данные о трафике клиентов.

Предлагаем читателю освежить в памяти правила хранения документов бухгалтерского и налогового учета, чтобы картина была полной.

Для чего нужна информация об абонентах?

В первую очередь для самого оператора, которому данные об абонентах и пропущенном трафике могут понадобиться при различных разбирательствах, в том числе в судебном порядке.

Кроме этого, нужно предоставлять необходимую информацию по запросам Федеральной службы безопасности, органов внутренних дел путем круглосуточного удаленного доступа к базам данных.

В основном это касается информации об абонентах оператора связи и оказанных им услугах связи, причем база данных должна обновляться, а сами данные – храниться не менее трех лет. Об этом сказано в п. 12 Правил взаимодействия операторов связи с уполномоченными государственными органами, осуществляющими оперативно-разыскную деятельность .

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 27.08.2005 N 538.

Здесь же стоит упомянуть еще один нормативный документ – Правила применения автоматизированной системы расчетов .

В нем сказано, что информация, связанная с расчетами, сохраняется и является доступной для ее просмотра и анализа в течение срока исковой давности, установленного законодательством. Общий срок исковой давности – три года (ст.

196 ГК РФ), в течение этого срока можно взыскать задолженность за оказанные услуги. Фактом оказания услуг является предоставление детальной информации из базы данных автоматизированной системы расчетов.

Утверждены Приказом Мининформсвязи России от 02.07.2007 N 73.

Какие сведения следует хранить?

АСР обрабатывает и хранит следующую информацию об абонентах: фамилия, имя, отчество, место жительства и реквизиты основного документа, удостоверяющего личность, представленные при личном предъявлении абонентом указанного документа, – для абонента-гражданина; наименование (фирменное наименование) юридического лица, его место нахождения, а также список лиц, использующих оконечное оборудование юридического лица, заверенный уполномоченным представителем юридического лица, в котором указаны их фамилии, имена, отчества, места жительства и реквизиты основного документа, удостоверяющего личность, – для абонента – юридического лица; сведения баз данных о расчетах за оказанные услуги связи, в том числе о соединениях, трафике и платежах абонентов. Помимо персональных данных абонента АСР хранит следующую информацию:

  • не менее двух идентификационных признаков лицевого счета (по отдельности или в совокупности), являющихся уникальными;
  • регистрационных данных договора (договоров) об оказании услуг связи: уникального номера (номеров), начала действия, срока окончания действия или условий прекращения оказания услуг, тарифного плана;
  • перечня назначенных абоненту абонентских номеров и (или) уникальных кодов идентификации;
  • номеров SIM-карт (при их наличии), вида (типа) пользовательского (оконечного) оборудования (при наличии);
  • признака, отражающего согласие абонента на доступ к услугам междугородной и международной телефонной связи;
  • признака, отражающего способ выбора операторов сетей междугородной и международной телефонной связи, определенного абонентом при заключении договора об оказании услуг связи;
  • идентификационного признака оператора междугородной и международной телефонной связи, который определен абонентом для получения услуг междугородной и международной телефонной связи (в случае предварительного выбора оператора связи);
  • признака, отражающего выбор тарифного плана;
  • данных для начисления налогов (при необходимости);
  • уникальных номеров или номеров лицевых счетов (при раздельных начислениях за оказываемые услуги) абонента;
  • сведений, необходимых для доставки счетов абоненту.

У АСР много возможностей, включая хранение “истории” начислений и оплат для каждого лицевого счета, в том числе санкций, в течение срока исковой давности, последовательности изменений сведений об абонентах и даже расчет налогов в соответствии с действующим законодательством (очевидно, по имеющимся данным). Возможно, здесь речь идет о налогообложении клиентов, так как именно по ним есть данные в АСР. При этом данная система должна обеспечивать отображение и документирование сведений об абонентах в соответствии с законодательством о персональных данных.

К сведению. Помимо сведений об абонентах АСР хранит сведения о картах оплаты услуг связи, о расчетах с клиентами, о взаимодействующих операторах и их услугах.

Как следует из Закона о персональных данных , хранение таких данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъект персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Порядок отбора документов на хранение и уничтожение есть в Правилах работы архивов организаций .

Источник: https://wiseeconomist.ru/poleznoe/75375-xranenie-dokumentov-informacii-abonentax

Хранение договоров

Сколько лет надо хранить договора оказания услуг

Рассказываем, какие существуют виды договоров, а также как происходит процесс их регистрации и хранения.

Договора заключаются в каждой существующей организации – это неотъемлемая часть жизнедеятельности компании. Имея абсолютно разные задачи, они также имеют и разные сроки хранения в организации. Рассмотрим, какие могут быть виды данных деловых бумаг и как долго их необходимо хранить в организации.

Наиболее распространенные виды договоров

Встречаются довольно разные формы. Но существует определенная структура, которая относится одинаково ко всем типам. В нее входит:

  • Вводная часть документа (преамбула);
  • Основная часть. В ней указывается предмет договора (о чем конкретно договариваются стороны), а также права и обязанности каждой из сторон, включая сроки выполнения своих обязательств;
  • Перечисление основных и прочих условий;
  • Реквизиты и подписи обеих сторон (заключительная часть).

В момент заключения сделки компания может применять определенный шаблон для заполнения. Но все же множество организаций занимаются разработкой собственных типовых форм, которые создаются в зависимости от специфики деятельности компании.

Справка

В каждом договоре обязательно содержится одна и та же база информации. К ней относится:

  1. наименование документа;
  2. место и дата подписания;
  3. наименование сторон (обязательно с указанием фамилии, имени, отчества и должности каждой стороны);
  4. предмет;
  5. условия соглашения сделки;
  6. сроки работы (начало и окончание работы), или период действия самого документа;
  7. стоимость работ и расчеты по нему;
  8. сроки и порядок сдачи-приемки работ;
  9. ответственность каждой из сторон;
  10. гарантии, страхование, возможные риски и случаи форс-мажора;
  11. юридические адреса и полные реквизиты (включая банковские) каждой стороны.

Как уже было сказано раннее, на данный момент имеется множество видов деловых бумаг, фиксирующих факт сделки. Но есть всего лишь несколько категорий, с которыми секретарям приходится сталкиваться чаще. К ним относятся трудовые договоры, оказания услуг, найма, пользования и т.д. Рассмотрим разницу между ними.

В первую категорию входят документы, которые отвечают за передачу собственности другому лицу (отчуждения). Их характерной особенностью является то, что они связаны со сделками о купле и продаже, также деловая бумага такого плана заключается при обмене собственности.

Второй наиболее часто встречающийся вид – о предоставлении услуг. Стоит отметить, что в этом случае услуги могут быть совершенно разные: от перевозок, до страхования жизни.

И последняя популярная категория – договоры пользования. В эту категорию входят деловые бумаги об аренде (квартир, зданий, машин или какого-либо оборудования), а также по кредитам.

Важно знать, что нумеровать деловые бумаги разных категорий нужно по отдельности. Допустим, что в организации создается трудовой договор с новым сотрудником. Он оформляется под номером 18 (№18). Тогда следующему трудовому договору будет присвоен номер 19 (№19). Остальные бумаги по сделкам в компании имеют отдельную нумерацию по своим категориям.

Классификация (таблица)

КатегорияВид договора
ОтчужденияПродажи
Мены
Дарения
Факторинга
ПользованияНайма
Аренды
Лизинга
Лицензии
Франшизы
Временного пользования строением
Безвозмездного пользования
Займа и выдачи кредита
СтрахованияСтрахования
ПоддержкиПожизненной ренты
Содержания с иждивением
КомпромиссныеКомпромиссный
Оказания услугПоручения
Подряда
Маклерский
Агентский
Комиссии
Платежное поручение
Расчетного счета
Об оказании медицинских услуг
Перевозки

Справка

Регистрация договоров

Регистрация договоров нужна в первую очередь для облегчения работы с различными бумагами, чтобы избежать лишней путаницы и иметь удобный учет документов. Кроме бумаг по сделкам, которые создаются внутри компании и являются внутренними документами, в организации также могут присутствовать и входящие, которые были заключены с другими компаниями.

Например, если организация заключает договор с определенной компанией на поставку канцтоваров, то компания-поставщик обязательно должна предоставить свой экземпляр контракта по оказанию услуг в двух экземплярах.

Один заполненный экземпляр в дальнейшем будет у поставщика, а другой – обязательно останется на хранении в компании.

Стоит учесть, что после поступления в организацию необходимо сделать отметку в журнале регистрации входящих документов, если он имеется.

Договоры такого типа необходимо хранить в организации до того момента, как истечет их срок действия, до их расторжения (но не менее года), а также после окончания их срока они должны продержаться около 5 лет.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210772-qqq-17-m1-hranenie-dogovorov

Срок хранения бухгалтерских документов

Сколько лет надо хранить договора оказания услуг

Первичные учетные документы, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения по ней подлежат хранению. Расскажем, как, где и сколько нужно хранить архивы.

Сколько нужно хранить бухгалтерские документы?

По общему правилу срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет, однако отдельные документы необходимо хранить в течение большего времени или постоянно.

Сроки хранения бухгалтерской документации установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов должны быть организованы руководителем предприятия.

Так, согласно Налоговому кодексу, налогоплательщик не менее четырех лет должен обеспечивать хранение бухгалтерских документов и данных налогового учета, которые необходимы для расчета и оплаты налогов, а также документов, которые являются подтверждением оплаты налогов, понесенных расходов и полученных доходов. Однако иной порядок предусмотрен, например, для документов, которые подтверждают полученный компанией убыток. Подтверждающие документы в данном случае необходимо сохранять в течение всего времени, пока сумма убытка не будет полностью погашена.

Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года, содержит типовые архивные документы, а также сроки, в течение которых их стоит хранить. В таблице вы можете посмотреть сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Все документы распределены по разделам.

Так, в разделе 4 «Учет и отчетность» можно посмотреть сколько лет хранятся бухгалтерские документы: например, документы по лизингу имущества компании должны хранится бессрочно (постоянно), а переписка, в которой содержится информация по оказанию платных услуг, должна храниться 5 лет. В подразделе 4.

1 «Бухгалтерский учет и отчетность» можно посмотреть также сроки хранения аналитических документов к бухгалтерской отчетности, документов учетной политики и других.

Как хранить бухгалтерские документы

Дела временного хранения, у которых время хранения составляет меньше 10 лет, обычно не отдают в архив бухгалтерских документов предприятия.

Как правило, они остаются в структурных подразделениях организации, и как только сроки давности бухгалтерских документов истекают, уничтожаются.

В обязательном порядке в хранение архива организации передаются бухгалтерские документы бессрочного (постоянного) и длительного хранения, которое превышает 10 лет.

Организации обязаны соблюдать порядок хранения бухгалтерских документов, обеспечивать сохранность документов в течение установленных законодательством сроков. Согласно законодательству, собственные архивы обязаны создавать только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района.

Согласно законодательству, создание собственного архива для хранения документов является правом, а не обязанностью компании.

Поэтому если у предприятия нет собственного архива, то возможно заключить договор о хранении документов с государственным муниципальным архивом.

Организация имеет право выбрать для хранения своих документов любой государственный или муниципальный архив, а также музей или библиотеку. При этом целесообразно заключать договор с архивом, находящимся по месту фактического нахождения организации.

Создание архива бухгалтерских документов

Для хранения документов бухгалтерского учета организация имеет право создать собственный архив.

В зависимости от количества, объема документов, которое планируется хранить, можно создать архив как:

  • отдельное самостоятельное структурное подразделение компании;
  • подразделение в составе определенного отдела, например, отдела делопроизводства.

В зависимости от состава документов, которые подлежат передаче в архив на хранение (бухгалтерские и иные документы), могут быть созданы следующие типы архивов:

  • архив, в котором хранится управленческая документация;
  • научно-технический архив;
  • архив с аудиовизуальными материалами;
  • архив электронных документов.

При этом архив должен быть обеспечен отдельным помещением, отвечающим всем требованиям к архивохранилищу, укомплектован необходимым оборудованием и кадрами.

Как правильно архивировать бухгалтерские документы? Дела, которые включают в себя документы постоянного хранения или документы длительного хранения (которые должны храниться 10 лет и более), подлежат полному оформлению. Полное оформление представляет из себя:

  • подшивку или переплет дела;
  • постраничную нумерацию;
  • составление листа-заверителя;
  • создание внутренней описи документов (при необходимости);
  • заполнение реквизитов обложки дела (точное название организации, заголовок дела, регистрационного индекса дела и т.д.).

В отношении дел, которые хранятся менее 10 лет, стоит проводить частичное оформление: возможно не систематизировать документы в деле, не проставлять нумерацию и заверительные надписи.

Сколько лет и каким образом нужно хранить бухгалтерские документы в электронном виде? В отношении электронных документов применяются те же сроки хранения. Однако хранение электронных документов обладает некоторыми особенностями. Обязательно должны соблюдаться следующие условия:

В процессе хранения электронных бухгалтерских документов в архиве организации должен периодически производиться технический контроль физического и рабочего состояния носителей электронных документов.

Контроль необходимо осуществлять не реже одного раза в пять лет.

Если установлены какие-либо изменения состояния носителей, которые могут повлиять на сохранность информации, то по решению руководителя должна быть проведена работа по переносу электронных документов на новые носители.

  • в архиве предприятия должно храниться минимум два экземпляра каждой позиции электронных документов (экземпляры должны быть на разных устройствах);
  • в компании должны быть в наличии программное обеспечение и технические средства, которые предназначены для воспроизведения, копирования и другой работы с электронными документами;
  • необходимо обеспечить такую сохранность электронных документов, чтобы их потеря, уничтожение, попадание к посторонним лицам были полностью исключены.

Источник: https://spmag.ru/articles/srok-hraneniya-buhgalterskih-dokumentov

Срок хранения документов в организациях

Сколько лет надо хранить договора оказания услуг

Компания должна обеспечивать сохранность своих документов, срок хранения документов в организациях зависит от их вида. Посмотрите сколько нужно хранить те или иные документы в архиве, в том числе при реорганизации и ликвидации, с какого момента начинать исчисление срока, как оформить уничтожение и какая может быть ответственность за нарушение сроков.

Какой закон определяет срок хранения документов в организациях

Единого нормативного правового акта для всех документов не установлено. Для каждой отрасли бухгалтеру необходимо изучить свой закон. Компании следует ориентироваться на следующие правовые акты.

Кроме того, сроки можно посмотреть в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Сроки хранения документов в архивах организации

Мы составили таблицу сроков хранения отдельных документов. Если вы не найдете в нашей таблице интересующий вас документ, то по ссылке ниже скачайте полный перечень.

Вид документаСрок хранения в архиве организации
Первичные и регистры бухгалтерского учета5 лет после отчетного года
Бухгалтерская (финансовая) отчетностьГодовая – пока действует фирмаКвартальная – 5 лет послед отчетного периода
Документы учетной политики и иные, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета (например, ЭЦП)5 лет после отчетного года, когда они использовались для составления отчетности
Подтверждающие расходы в налоговом учете4 года после окончания налогового периода, в котором расходы понесены
Подтверждающие налоговые вычеты по НДС4 года после окончания налогового периода, в котором НДС принят к вычету
Книги покупок/продаж и доп. листы к ним4 года после окончания налогового периода, когда внесена последняя запись
Налоговые декларации и расчеты5 лет с окончания налогового периода
Подтверждающие убыток и суммы убытка, которые уменьшают налоговую базуВ течение всего срока уменьшения налоговой базы на сумму убытка
Расчет 4-ФСС5 лет с момента принятия отчета фондом
По личному составу, созданные до 2003 годаНе 75 лет с момента составления
По личному составу, созданные после 2003 годаНе 50 лет с момента составления
По валютным операциям3 года со дня совершения валютной операции, но не менее срока исполнения договора
Связанные с регистрацией компанииХранятся постоянно
Учредительные документы, протоколы собраний и т.д.Хранятся постоянно. Если вносились изменения, то старые версии храните 3 года с момента принятия новых
Правоустанавливающие (свидетельства, сертификаты и т.д.)Хранятся постоянно

Важно! Напомним, что с 1 января 2017 года компания отчитываются по взносам (кроме взносов на травматизм) в налоговую, поэтому срок хранения расчет по страховым взносам такой же как и для всех деклараций – 5 лет с момента окончания отчетного периода.

Скачать перечень документов со сроком их хранения в архиве организации  >>>

Отдельные нюансы хранения 

В таблице выше мы указали общие сроки хранения по наиболее распространенным документам. Остановимся на некоторых нюансах, которые могут возникнуть в процессе деятельности компании.

Прежде чем передать бумаги на хранение в архив, необходимо определить срок, в течение которого они должны там находиться.

Срок в большинстве случаев исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления. Однако есть и исключения в данном правиле.

Документы С какого момента считать срок
книг покупок/продаж и журналов выставленных/полученных счетов-фактурс даты последней записи в них
документов, формирующих первоначальную стоимость ОСс даты окончания начисления амортизации по такому ОС
документов, по которым возникла безнадежная дебиторская задолженностьс 1 января года, следующего за налоговым периодом, в котором долг признан безнадежным
кадровых документов по личному составус момента их составления

Сроки могут регламентироваться несколькими законами и будут отличаться в разных законах. Выбирайте максимальный срок хранения.

Важно! Если один документ используется для нескольких целей (например, подтверждает расходы в бухгалтерском и налоговом учете), а срок отличается, то необходимо ориентироваться на больший срок хранения бумаг в архиве организации.

Источник: https://www.rnk.ru/article/215630-srok-hraneniya-dokumentov-organizatsiyah

Сколько бюджетной организации хранить бухгалтерские документы

Сколько лет надо хранить договора оказания услуг

Бухгалтерия Срок хранения документов бухгалтерского учета — это минимальный период времени, в течение которого документы бухучета должны сохраняться в учреждении. Обеспечить их сохранность необходимо не только для контролирующих инстанций. Некоторые регистры необходимы для работы организации.

9 апреля 2019 Евдокимова Наталья

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Но некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся.

Разберемся, зачем вообще сохранять бланки, отчеты и регистры, а также что делать, если сроки хранения по закону и по перечню не соответствуют.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении будет проблематично.

При любой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная, то совокупная сумма штрафа может исчисляться десятками тысяч рублей. Все штрафы перечислили в конце статьи.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по закону № 402-ФЗ нужно сохранять пять лет, а в перечне из Приказа № 558 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как быть в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, но сохранять этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ.

Или, наоборот, в законе 402-ФЗ указано 5 лет, а в перечне — 10. Тогда храните документ не менее 10 лет. То есть обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух нормативных актов.

Соблюдайте аналогичный порядок хранения бухгалтерских документов для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

  1. Назначьте ответственного за сохранность документов и первичных бланков. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
  2. Закрепите в учетной политике, сколько лет хранятся бухгалтерские документы, в разрезе бланков. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
  3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
  4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
  5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), должна быть подписана, прошита и пронумерована в установленном порядке.

Утверждаем сроки хранения документов

Период сохранности документов бухучета необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухдокументов.

Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации:

Вид документа

Период хранения

Ссылка на нормативно-правовой акт

Регистры бухгалтерского учета, журналы учета

Не менее 5 лет.

Ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ.

книга

Не менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела.

Ст. 361 Перечня Минкультуры.

Учетная политика и иные стандарты ведения бухучета

Не менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов).

Ч. 2 ст. 29 закона 402-ФЗ.

Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по ней

Годовая хранится постоянно.

Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно.

Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно.

Ст. 351 и ст. 408 Перечня.

Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки, прочее)

Не менее 5 лет при условии проведения ревизии.

Ст. 362, ст. 459 Перечня.

Путевые листы и журналы учета путевых листов

5 лет.

Ст. 842 и 844 Перечня.

Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и прочее)

Не меньше 5 л.

Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 л.

Ст. 412 и 415 Перечня.

Инвентаризационные описи

Постоянно.

В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 л.

Ст. 427 Перечня.

Документация по учету объектов основных средств

Постоянно.

Ст. 429 Перечня.

Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контракты

Не меньше 5 л.

В отношении гос. и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно.

Ст. 272, 436, 440, 456 Перечня.

Документацию нужно хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передачи на хранение во вновь созданный субъект.

Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке.

А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, должен каждый.

И простой гражданин, и частник, и юридическое лицо.

Помимо обязанности в уплате налогов, плательщики обязаны и предоставлять отчетность. К тому же налоговики вправе запросить документы, подтверждающие правильность исчисления взносов, сборов и фискальных платежей. Следовательно, организациям необходимо сохранять не только документы бухучета, но и регистры, первичку и отчетность в части налогового учета.

Периоды хранения отразим в таблице.

Вид документации

Срок хранения

Основание

Регистры налогового учета

Не меньше 5 л.

Ст. 23 и 24 НК РФ.

Ст. 392 Перечня.

Отчетность по налогам, сборам, взносам (налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам, расчеты по страховым взносам, справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и прочие сведения)

Квитанции об отправке отчетности в территориальные органы Федеральной налоговой службы

Описи вложений в почтовые отправления при передаче отчетности почтой

Счета-фактуры

Не менее 4 л.

Ст. 368 Перечня.

Книги покупок, книги продаж, дополнительные листы к книгам покупок и продаж

Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур

Книга учета доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенный режим обложения (УСНО)

Постоянно либо до полной ликвидации учреждения.

Ст. 346.18 НК РФ.

Расчеты и сведения, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

Не меньше 6 л.

Ст. 23 НК РФ.

Расчетные ведомости по отчислению взносов

Годовые хранят постоянно. Квартальные — не менее 5 л. При отсутствии годовой отчетности квартальные сохраняют постоянно.

Ст. 390 Перечня Минкультуры.

Расчет по форме 4-ФСС

Не менее 5 л.

П. 5.2, 6.2 и 6.3 Приказа ФСС № 19 от 12.02.2010.

Скачать

Срок истек: порядок действий

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Но нельзя просто взять и выкинуть их в мусорную корзину. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение документов.

Если нарушить порядок уничтожения документов учреждения, можно получить административное наказание. Например, некоторые сведения могут содержать персональные данные работников или даже государственную тайну. За разглашение такой информации предусмотрена уголовная ответственность.

Пошаговая инструкция, как уничтожить документацию с истекшим сроком хранения:

  1. Создайте специальную экспертную комиссию, которая будет уполномочена проводить экспертизу документов. Обязательно включите в комиссию работников бухгалтерии, а также специалистов по налоговому учету. Для уничтожения кадровой документации — работников отдела кадров, представителей секретариата.
  2. Разработайте и утвердите положение о работе экспертной комиссии. Закрепите все права, полномочия и обязанности, которые возлагаются на новую структурную единицу. С содержанием положения необходимо ознакомить членов комиссии под подпись.
  3. Назначьте дату проведения заседания экспертной комиссии. Результат оформите специальным протоколом. Отразите, какие документы были включены в проведение экспертизы, обозначьте результаты проведенного анализа.
  4. На основании протокола подготовьте акт об уничтожении документов бухучета или налогового учета. По завершению процедуры акт должны подписать все члены экспертной комиссии.

Акт об уничтожении документации бухучета составляйте в произвольном виде. Учитывайте требования к составлению деловой документации. В обязательном порядке укажите следующие реквизиты:

  • наименование и реквизиты экономического субъекта;
  • дата и место составления;
  • номер в хронологическом порядке;
  • наименование документа;
  • состав комиссии;
  • предмет рассмотрения;
  • перечень документации допустимо отразить в виде таблицы (наименование, количество);
  • заключение;
  • подписи ответственных лиц (председатель и члены экспертной комиссии).

Акт утверждается руководителем учреждения.

Смена руководителя

Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.

В передаточный акт включите все виды документов, не только бухучета, но и кадровую документацию, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии могут выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

Ответственность и наказания

За нарушение установленных правил могут наказать. Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС, прочее), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20 % от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

  • 5000-10 000 рублей — за первый проступок;
  • 10 000-20 000 рублей — за второй и последующие.

Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/skolko-byudzhetnoy-organizatsii-khranit-bukhgalterskie-dokumenty

ПраваСвет
Добавить комментарий